En la Convención Microsoft Ignite, que se lleva a cabo en Orlando, se muestran los avances en el trabajo que hace la empresa en diversos nichos. He aquí lo que tienen que decir de «Teams».
Es claro que Microsoft tiene muy bien planteados sus objetivos y misión, y por ello muchos de sus trabajos de alta tecnología buscan incidir en nuestras labores cotidianas.
Por ejemplo, si usted trabaja en una empresa y está dentro de un equipo, la comunicación entre los miembros es fundamental. Sin las herramientas adecuadas las cosas son más lentas, menos eficientes y probablemente no den los mejores resultados.
Por ello la idea de Microsoft Teams es interesante. Hablamos con James Skay, administrador senior de Teams, quien nos mostró cómo funciona el sistema y qué puede hacer por los usuarios del mismo.
Lo primero es entender que la colaboración en equipo requiere de entender el ciclo de vida de este proceso y a partir de ahí ver qué se puede hacer.
Por ejemplo, uno podría comunicarse por correo electrónico con alguno de los colaboradores del equipo, y podría incluir por separado las diferentes presentaciones o documentos, de acuerdo con lo que cada miembro del equipo hace. Pero esto es lento, poco eficiente y además, exige casi repetir lo mismo cada vez que hay que mandar a diversos miembros la misma información.
Teams lo que hace es tener un entorno en donde se definen canales de comunicación, los cuales pueden ser públicos (todo el equipo puede verlos) o bien, privados (en donde solamente ciertos miembros pueden tener acceso a ellos).
Así funciona Teams
Cada usuario puede compartir diapositivas de Powerpoint, documentos en diversos formatos (incluyendo todos los que se pueden crear con MS Office) y además, se puede crear una especie de pizarrón blanco (de esos que se usan con plumones), de forma que se pueden tener pláticas en vivo von otros miembros y discutir las ideas frente al pizarrón como se hace normalmente en las juntas entre los que colaboran en un proyecto.
Además, hay un chat en donde los colaboradores de un equipo pueden discutir ideas, marcar aquellas que sean relevantes o importantes, o incluso marcarlas como críticas.
Da la impresión que todo gira alrededor de estos chats en donde cada miembro del equipo puede comunicarse en público o privado con los otros miembros, y en donde el envío y recepción de documentos es algo que viene ya muy bien definido y que es muy fácil de hacer.
La colaboración de un equipo para resolver una tarea determinada es clave en el trabajo que se hace en muchas empresas, y el hecho de que vía la computadora se puedan realizar muchas de las tareas comunes a este entorno, hace que no se pierda tiempo en juntas interminables, las cuales -además de consumir mucho tiempo del trabajo- muchas veces no se llegan a conclusiones ni a planes de acción. Muchas veces un par de llamadas telefónicas pueden resolver esta problemática sin perder tanto tiempo.
Y he aquí un concepto interesante de Teams. Es posible hacer video llamadas, con la virtud de que incluso se puede cambiar el fondo de la pantalla para evitar distracciones. Por ejemplo, puedo poner el fondo con una foto de una oficina, aunque esté transmitiendo desde casa. Este simple concepto parece ser muy útil porque de acuerdo a Skay, muchos de los usuarios de Teams usan este efecto para evitar las distracciones sobre el entorno de cada uno de los que están en la videollamada.
Microsoft Teams parece una buena idea y no necesariamente es para las grandes empresas. Hacer eficiente los procesos es algo necesario en las compañías de cualquier tamaño. Por ello, habría que echarle un ojo a este sistema, el cual tiene una versión gratuita (más limitada), pero que puede dar una buena idea de lo que Teams hace.
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